Forholdet mellom søker og referanse
Det er den person som trenger visum som er søker og som er den part ambassaden forholder seg til, både når det gjelder mottak av søknad, selve behandlingsprosessen samt formidling av utfallet. Referansen er ikke part i saken, til tross for at denne stiller økonomisk garanti og er den som inviterer. Skal referansen regnes som part i en sak, må det leveres et utfylt fullmaktskjema sammen med søknaden og som gir referansen rett til innsyn i saken. Foreligger det ikke en slik fullmakt, vil ambassaden ikke kunne gi ut noen opplysninger om saken eller hvordan ambassaden er kommet fram til sin avgjørelse til andre enn søker. Mange referanser er i den villfarelse at det er de som søker om visum på vegne av noen. Så er ikke tilfelle. Ingen referanse kan søke om visum på vegne av noen andre.
Referansens oppgave og dokumentasjon
Referansens oppgave er å fremskaffe den nødvendige dokumentasjonen som kreves fra referansens side. Ambassaden har satt følgende dokumentasjonskrav og som kan være forskjellig fra dokumentasjonskravet hos andre norske ambassader:
1. En utførlig invitasjon skrevet av referansen, gjerne på norsk, dansk, svensk eller engelsk som forklarer hvorfor man ønsker å invitere søkeren (saksbehandler er alltid en nordisk borger). Er det snakk om et vennskaps- eller kjæresteforhold, bør man også forklare hvordan og hvor man har truffet hverandre, hvor mange ganger og hvor mange dager hvert besøk har strukket seg over, med nøyaktig tidsangivelse. Hva gjorde man i løpet av de forskjellige besøkene? Hvilke planer er gjort for det kommende besøket? Hvilken fremtid ser man for seg hvis det er snakk om et kjæresteforhold? Det er best å være åpen og ærlig om hvilke type forhold det er mellom referanse og søker. Ferdiglagde invitasjonskjema, hvor bare navn og personopplysninger fylles ut, har ingen verdi.
2. Kopi av referansens pass, av den siden med bilde og personopplysninger samt de sider som viser eventuell inn- og utreise fra Sri Lanka (kopiene må være lesbare).
3. En bostedsattest fra Folkeregisteret, for å vise at du som referanse har husvære å tilby den du stiller garanti for.
4. For besøk til Norge skal det foreligge et "Garantiskjema for besøk" med orginalt stempel fra norsk myndighet. Vennligst les ytterligere informasjon her.
For å være sikker på at man har oppdatert informasjon om hvilke dokumentasjonskrav som stilles til referansen til enhver tid, er det best å sjekke ambassadens hjemmeside eller kontakte ambassaden dersom man ikke har tilgang til Internet.
Formidling av referansens dokumentasjon
Den dokumentasjon som er listet opp ovenfor skal sendes til søker og ikke til ambassaden. Ambassaden anbefaler at dokumentasjon sendes søker som registrert forsendelse, f.eks. ved hjelp av et kurerfirma eller postverkets kurertjeneste. Ambassaden aksepterer ikke dokumenter i form av kopier eller telefaksutskrifter pga forfalskninger og dårlig lesbarhet. Kravet til orginal dokumentasjon gjelder særlig invitasjon og garantiskjema fra referansen. Det er søkers ansvar å ha komplett dokumentasjon ved innlevering av søknaden.
Det kan skje at de lokalt ansatte ved ambassaden anbefaler søker om å komme tilbake senere, hvis det viser seg at søker mangler noe av den påkrevde dokumentasjon. Dette må ikke oppfattes som at ambassaden har nektet noen å søke om visum, men en hjelp til søker som dermed kan forbedre sine sjanser for en innvilgelse. Hvis søker insisterer på å levere en ikke komplett søknad, er dette dennes selvsagte rett, men søker må da være inneforstått med at sannsynligheten er høy for at søknaden ikke blir innvilget på grunn av manglende dokumentasjon.
Innvilgelse eller avslag
Det at du som referanse har stilt en økonomisk garanti og fremskaffet dokumentasjon som beskrevet ovenfor, er på ingen måte en garanti for at visum innvilges. Den dokumentasjon som kreves av referansen er kun en del av den dokumentasjon som kreves for at et visum kan innvilges.
Ambassaden vil først og fremst vurdere returforutsetningene for søkeren og dermed sannsynligheten for at søker vil returnere tilbake til hjemlandet innen utløpet av visumets gyldighetsperiode. Det er et absolutt vilkår at man har til hensikt å returnere for at turistvisum (C-visum) skal kunne innvilges. Turistvisum skal ikke være noen form for ”snarvei” for å komme til Norge/Danmark/Finland/Island/Sverige for deretter å søke asyl eller søke om familiegjenforening med allerede derværende ektefelle eller andre familiemedlemmer. Referansen har ikke mulighet til å tvinge noen på fly eller å forhindre at en søknad om asyl eller familiegjenforening blir fremmet i strid med visumforutsetningene, men risikerer å få redusert sin troverdighet i senere saker.
Manglende returforutsetning er som oftest avslagsgrunn. Ambassaden anser f.eks. at unge, ugifte personer uten barn, med dårlig eller ingen jobb, lav eller ingen egen fast inntekt eller økonomiske forpliktelser i hjemlandet, har svake returforutsetninger. Ambassaden vil også vurdere hvilken tilknytning det er mellom søker og referanse. Hvis søker og referanse er i nær familie kan svake returforutsetninger bli oppveid av velferdshensynet for at søker skal få visum. Som nær familie regnes foreldre, barn og søsken. I saker hvor det er fjernere slektskapsforhold (f.eks. besteforeldre, tante, onkel, søskenbarn etc.) vil ikke velferdshensyn spille inn. Hvis tilknytning mellom søker og referanse ikke er av en slik karakter at ambassaden anser dette for å være et etablert forhold, vil visum normalt ikke bli innvilget. I familier hvor det har vært stor utvandring vil utvandringsrisikoen for de som er igjen anses for å være høy. Se forøvrig praksisnotat.
Ambassaden opplever ofte at falske dokumenter blir vedlagt søknader. Dette er avslagsgrunn i seg selv og kan medføre straffeansvar. Hvis ambassaden har grunn til å mistenke at uriktige eller falske opplysninger ellers er blitt gitt av søker eller referanse, er dette også avslagsgrunn i seg selv.
Ambassaden vurderer hver enkelt søknad i henhold til Utlendingsforskriften paragraf 106.
Danmark, Finland, Island og Sverige
Søknader til de andre nordiske land som den norske ambassaden representerer, behandles av ambassaden etter de samme retningslinjer som om søknaden er til Norge, med den forskjell at ambassaden ikke kan gi avslag. For saker ambassaden ikke finner å kunne innvilge, framsendes sakene til vedkommende lands utlendingsmyndighet for avgjørelse av denne. For Sverige og Finland er det til ambassadene i New Delhi, for Danmark er det til Udlændingeservice i København og for Island er det til Útlendingastofnun i Reykjavik. Se forøvrig egen side "Where to apply and procedure".